Cómo hacer un Informe | Plantillas y modelos

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Cómo hacer un Informe | Plantillas y modelos
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En todas las empresas se requiere elaborar informes que vayan dejando evidencia de los avances o retrocesos que van teniendo las diferentes áreas. Con los informes empresariales se puede ir visualizando de forma didáctica y resumida todo un espectro de situaciones que de otro modo sería imposible ver de forma objetiva y resumida.

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¿Qué es un informe?

Los informes son documentos sistemáticos y bien organizados que van definiendo y analizando un tema, y pueden incluir:

– El registro de una secuencia de eventos.

– La interpretación y evaluación de esos eventos registrados.

– Discusión de los resultados.

– Las conclusiones.

– Recomendaciones.

¿Cómo deben ser los informes?

Entre las características de los informes, tienes que considerar que siempre deben ser:

– Precisos.

– Concisos.

– Claros.

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– Estructurados.

¿Cómo estructurar un informe?

Para que el informe pueda reunir todo lo que hace falta para analizar una gran cantidad de información, es necesario en primer lugar, entender completamente el tema, ya que mientras más clara tengas la idea del informe a realizar, más fácil será escribir el informe, y más eficaces serán sus resultados.

Cuando se está investigando, planificando el informe y finalmente, se escribe este documento, hay que preguntarse cuál es el propósito de éste. Hay que tener claro si su propósito es informar, argumentar, persuadir, evaluar o hacer otra cosa con él.

Los pasos para elaborar el informe, entonces, serían los siguientes:

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1. La planificación y investigación

Lo primero es definir el tema principal a mostrar en el informe. Es muy útil para esto dividir las ideas principales de la información subsidiaria, y irse preguntando en el camino si todo lo que se muestra es relevante, porque si no lo es, hay que eliminarlo.

2. Armar la estructura básica

Una vez que se planifica la investigación, hay que preguntarse qué es lo que se necesita saber, o necesita saber quién lea el informe y ir acercandose a la lectura que sea necesaria para resolver esas interrogantes.

Hay que evitar marearse con mucha información, y mantener el foco en un solo tema o pregunta, rechazando todo aquello que no sea 100% relevante.

Cuando se tome notas, hay que ir resumiendo los puntos principales de la forma más concisa posible, haciendo un registro de las fuentes consultadas, a las cuales se hará referencia al final.

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También hay que hacer un registro de los métodos de investigación utilizados. A diferencia de los ensayos, los informes están escritos en secciones con títulos y subtítulos.

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3. Determinar el tiempo de elaboración

Finalmente, todos los informes deben elaborarse dentro de cierto período de tiempo, a fin de ir asignando el tiempo de elaboración para cada capítulo. Para que tu informe sea estándar, lo mejor es elaborar un formato tipo y ir cambiando sólo cierto contenido clave, que es el que finalmente se lee para la toma de decisiones. Cuando tienes un formato estándar para elaborar tu informe, pueden ver que te demoras menos tiempo en hacerlo, y así se pueden hacer de form periódica, y lo mejor es que se pueden comparar unos con otros para verificar avances.

4. Plantillas y modelos de informes

En internet hay cientos de sitios con modelos y plantillas de informes, que pueden resultar útiles si se adaptan a tus necesidades. Hay plantillas para elaborar reportes de avance en materia de ventas, para revisar cómo avanzan las campañas a través de las redes sociales, para consolidar información de avance de un proyecto en particular, y así,  cientos de temas más. Entre esos sitios, encontramos los siguientes:

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Plantillas Power Point

Plantillas para Redes Sociales

Plantillas reportes de Facebook

El contenido de un informe de redes sociales

Hay algunos reportes que necesitan mostrar ciertos indicadores que podríamos definir como especiales, y estos serían los de redes sociales, ya que casi todos los clientes exigen reportes periódicos de la gestión de sus redes sociales, a fin de medir el retorno que va teniendo su inversión (ROI).

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Para que tengan un claro ejemplo de lo que deben incorporar los reportes de redes sociales, tenemos los siguientes indicadores:

Lo que debe contener un informe de Facebook:

  1. Debe mostrar a cuánto han subido los nuevos fans.
  2. Indicar cuántas personas están hablando de esto.
  3. Número de actualizaciones que se van haciendo.
  4. Incluir cuantos nuevos “me gusta”, compartir y comentarios hay.
  5. Chequear el alcance de la audiencia en detalle, desglosándolos por sexo, zona geográfica, etc.

Para Twitter, los datos críticos a medir serían:

  1. El número de nuevos seguidores.
  2. Cantidad de twits publicados.
  3. Impresiones que tiene la cuenta, menciones y replies.
  4. Retuits conseguidos.
  5. Hashtag si aplica.

En el caso de YouTube, los indicadores a incorporar en un informe serían:

  1. La cantidad de nuevos suscriptores al canal.
  2. El número de reproducciones que ha tenido el canal, tanto internas como externas.
  3. Número de “me gusta” que ha tenido el vídeo.
  4. Número de “no me gusta” en vídeos.
  5. Número de vídeos publicados.
  6. Los top videos, con mas cantidad de reproducciones.

Para los reportes de blogs o webs, los indicadores críticos a incluir serían:

  1. Número de usuarios únicos que ha ingresado a revisar la web o blog.
  2. Número de visitas totales.
  3. Total de páginas vistas.
  4. La tasa de rebote que tiene la página.
  5. Tiempo promedio que tiene cada visita.
  6. Los posteos o páginas más vistas.

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Un informe ayuda a la toma de decisiones

Con esta información básica, ya podemos ver que la estructura del informe puede ser siempre la misma, cambiando solamente el contenido que muestra la esencia de su información, es decir, un informe siempre tendrá una estructura similar y será su contenido el que haga que todo deba adaptarse para que quien lo lea, obtenga de él la información que le sirve realmente.

Un informe es una herramienta de trabajo y gestión que tiene que mostrar aquella información que realmente ayude a la toma de decisiones, y en el caso de la información extraída para analizar las redes sociales, aquí vimos una buena cantidad de parámetros a medir y analizar que son los más cotizados.

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De todos modos, las redes sociales en su constante evolución y crecimiento, siempre va incorporando nuevas funcionalidades y parámetros para ofrecerse como la mejor herramienta de gestión a la hora de lanzar un negocio a la web, y considerando que hoy hay muchas redes compitiendo por el mismo público, así que la que lo atrape, se queda con mayor participación de mercado y consigue incrementar la fidelidad de sus clientes.

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