Cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso con excel

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Cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso con excel
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Las conciliaciones bancarias, permiten dejar en equilibrio las cuentas contables de los libros, igualando los haberes con los deberes que se hayan registrado en los libros contables de la empresa. Con una conciliación bancaria se puede visualizar de mejor manera las transacciones que ha realizado el banco, ya que estas han ido quedando registradas en los libros contables antes de la conciliación. Existen diversos programas informáticos y ERP que ayudan en la elaboración de una conciliación bancaria de forma automática, pero antes de pasar a ocuparlos, es bueno saber como opera su mecánica y cómo se pueden preparar de forma manual en un Excel.

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Por qué conciliar las cuentas bancarias

Las cuentas bancarias deben conciliarse para dejar las cuentas contables en equilibrio y ajustar las transacciones realizadas en el libro contable de la empresa, registrándose en la planilla de conciliación todas aquellas transacciones realizadas en último minuto, que vienen a desajustar ese equilibrio, tales como:

  • Los depósitos o transferencias de última hora
  • Los cheques pendientes de cobro
  • Los cheques protestados o devueltos
  • Los intereses, impuestos, cargos
  • Los errores u omisiones que existan
  • Incluir las notas de crédito o débito
  • Cheques girados y no cobrados

Con las conciliaciones bancarias se puede incorporar todos estos movimientos que se hayan realizado y registrado en el libro contable de la empresa, pero que no haya quedado registrado en el libro bancario o viceversa, entonces con la conciliación se ajusta los montos, afinándose las diferencias. Por esto las conciliaciones se suelen hacer cada fin de mes, para que queden todas las transacciones registradas y igualadas en los libros y estados contables, de modo que se inicie el nuevo mes con las cuentas en cero. Mantener las cuentas conciliadas es importante para poder ir elaborando estados de resultados, balances y determinar razones financieras, cuando la empresa necesita hacer el cálculo de ellas. También es importante que esto se haga con periodicidad, ya que si se saltan varios meses, después es muy complicado reanudar la contabilidad, encontrar documentos, montos, y la empresa se expone a perder información.

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Los registros que van en una conciliación

Antes de ver cómo se hace una conciliación bancaria paso a paso, como decíamos antes hay varios tipos de transacciones que se debe registrar en la planilla de conciliaciones, entonces, profundizaremos en algunas de ellas para entender de qué modo se deben registrar en nuestra planilla de conciliación, de modo que las ubiquemos en la columna correcta.

Estos registros contables son:

1. Los depósitos bancarios

Son depósitos hechos directamente en el banco, que deben sumarse como dineros disponibles en los estados contables, por lo tanto, van en la columna de los haberes porque suma dinero a la empresa, y representa un ingreso que probablemente no se registro en el libro bancario, y si está en el libro contable de la empresa.

2. Cheques pagados

Cuando la empresa emite cheques en favor de terceros, y son cobrados por estos, se va restando disponibilidad de efectivo, por lo que debe restarse este dinero en el estado contable. Esto es una salida de dinero realizada a través de un documento, que debe registrarse completo, con su número, monto y todo detalle en la conciliación.

3. Las transferencias bancarias

Hay transferencias hechas en favor de la empresa, y otras hechas en favor de terceros por parte de tu empresa. En ambos casos, se debe registrar las partidas como haber y debe, a fin de conciliar las cuentas. Tal como en las partidas anteriores, las transferencias deben quedar registradas con todo detalle de monto, banco, número de transacción y motivo inclusive. Cuanto mas detalle se incluya en las transacciones realizadas, mejor, ya que de este modo se puede justificar por ejemplo, pagos por a compra de activos, de los cuales no se encuentra después un registro tangible de haberlo pagado.

4. Las notas de crédito y débito

Estos documentos contables, en el caso de las notas de crédito, permiten sumar fondos en favor de la empresa, por lo que son haberes, mientras que las notas de débito son deberes, ya que son dineros que salen de la empresa y hacen disminuir la disponibilidad de efectivo. Al igual que en las transacciones anteriores, se debe registrar todo con el máximo detalle posible.

Conciliando paso a paso

Paso 1 – Registrar

Previo a conciliar la cuenta bancaria, hay que considerar tener lo siguiente:

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Registros en el libro auxiliar: Esto es, mantener los registros internos de la empresa, con todo el detalle de movimientos diarios o mensuales, números de transacción, que implica registrar el número de cheque o transferencia, según sea el caso.  Para iniciar la conciliación, se tiene un saldo inicial y final en el libro, se comparan los montos con lo registrado en el libro bancario y se van tachando aquellos montos no conciliados, que son los que van a ir a la planilla de conciliación. Las transacciones en tránsito, son las que quedaron para el mes siguiente, y se registran así.

Solicitar los documentos al banco, con los estados de cuenta del mes a conciliar. Esta información servirá para pasarla a la planilla de conciliación:

  • Fecha de transacción: Que puede no coincidir con la registrada en el libro de bancos.
  • Descripción de transacción: Número de referencia de la transacción.
  • Monto de la transacción, moneda.
  • Motivo de la transacción: Pago de activos, compra de bienes, etc.
  • Destinatario de la transacción: Tener detalle de a quién se le esta pagando qué, además del porqué como y cuándo.

Paso 2 – Comparar

Una vez tienes los registros bancarios, y detectas aquellos que hace falta conciliar, se comparan los montos en la planilla de conciliación, incluyendo los números de transacción y documentos involucrados. Si todo se hace manual, es bueno poner colores a cada monto conciliado.

Los movimientos no registrados, como por ejemplo notas de crédito, se suman en la conciliación, y las notas de debito, se restan, de este modo se van incorporando aquellas transacciones no registradas, y se inicia el proceso de equilibrar las partidas contables, porque al final de todo, se debe llevar a una igualdad entre los deberes y haberes desde el punto de vista contable, que es lo que va en los estados de resultados mensuales.

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conciliacion-bancariaTipos de conciliación bancaria

Ya que vimos todos los elementos que van en una conciliación bancaria, pasemos a ver de qué modo se pueden organizar los datos para tener el resultado de la conciliación listo, revisando los dos métodos más comunes para hacerlo: La conciliación bancaria aritmética, y la conciliación bancaria contable.

1. Conciliación bancaria aritmética

Esta conciliación consiste en ir cotejando los saldos, considerando los libros contables y usando las diferencias entre cuentas, hasta llegar al saldo que indica el banco. Con este método, se va ajustando contablemente los números hasta que se obtiene actualizado el saldo del libro de bancos, el cual es válido siempre y cuando contenga todas las operaciones que aparecieron ese mes en el extracto bancario.

Esta conciliación, tiene por objeto hacer que todas las partidas sean comprobadas y correspondan, al menos en lo aritmético. l punto de partida de esta conciliación, es el saldo deudor, determinado en la cuenta de banco, la que tiene que llegar a coincidir con el saldo acreedor del mismo.

Con la conciliación aritmética, se suman los abonos no correspondidos, y se le restan los cargos también no correspondidos, hasta que el saldo acreedor que haya hecho llegar el banco, sea exactamente el mismo.

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2. Conciliación bancaria contable

Esta conciliación, tiene como diferencia con la anterior, que se encarga de detectar el responsable de las diferencias registradas, a partir de lo cual se elabora un documento que refleja las partidas no correspondidas y lo usa para elaborar las correcciones correspondientes, por parte de quien corresponda. Si los errores fueron del banco, se le informa para que los soluciones, lo mismo si el responsable es la empresa.

Con este método, se determina los asientos de ajuste, que deben quedar reflejados en la contabilidad de la empresa o el banco, explicados con la conciliación aritmética. ¿Cuáles son las partidas que normalmente generan ajustes?, en general casi siempre son, cheques expedidos y no registrados, comisiones bancarias e impuestos, intereses cargados por el banco, depósitos que no se hayan registrado.

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