Cómo hacer un presupuesto paso a paso con ejemplos

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Cómo hacer un presupuesto paso a paso con ejemplos
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Tener un presupuesto mensual es el ámbito doméstico o de empresa es la única manera de poder planificar los dineros, ayudándose en épocas difíciles a salir de las deudas, reducir los gastos y mejorar los retornos de inversión. Se estima que en Chile apenas un 10% de las familias tiene un presupuesto. Es decir, sólo un 10% de los chilenos tiene claro cuánto gana al año, sabe cuánto y qué puede pagar de forma recurrente, y sabe cuánto puede invertir y en qué. Los demás improvisan. Para que la improvisación no sea la tónica, veamos cómo crear un presupuesto básico paso a paso.

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Para qué tener un presupuesto

En resumen, tener un presupuesto permite gastar el dinero en aquellas cosas que realmente son necesarias, sirve para determinar si en realidad estás en condiciones de pagar lo que compras, y dejar de sobrecargar la cuenta corriente con sobregiros si siempre terminas haciendo la bicicleta para pagar las cuentas. Un presupuesto es una herramienta de planificación que todos debieran tener, y construirlo no es tan complicado, más bien cuesta tomar la decisión de hacerlo y seguirlo.

Generando un presupuesto paso a paso

Para crear un presupuesto, podríamos decir que se puede comenzar de este modo:

1. Decidirse

Aunque parece no ser parte de una metodología, el tomar la decisión de crear un presupuesto es parte de iniciarlo, y leer sobre cómo hacerlo es una de las partes más difíciles para comenzar y ir sacando ideas útiles en lo que será su preparación final, ayudándose de todo el material que ya ha sido generado por otros que ya los hicieron antes, y les funcionaron como herramienta de gestión de las finanzas personales y de empresas nuevas.

2. Averigua cuánto tienes

Probablemente tienes más de alguna cuenta de ahorro rezagada por ahí desde hace años. Si tienes ahorros, cuentas corrientes, cuentas de inversión o cualquier otro instrumento financiero, tienes que revisar y anotar cuánto tienes en cada cuenta, las tasas de interés y gastos que conlleva cada uno de esos productos financieros. De este modo estás determinando tu patrimonio neto y la mejor forma de darle uso a tu capital en el futuro. En la imagen a continuación verás un ejemplo de presupuesto con todas las categorías que puedes determinar.

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3. Aclara cuánto dinero generas

Si eres empleado dependiente y no tienes otra fuente de ingresos, puede ser más fácil determinar tus entradas mensuales que lo que les sería a otras personas que tienen 2 o 3 entradas y que además, estas sean variables, haciendo más difícil su cálculo de forma certera. Independiente si tienes ingresos fijos o variables, tienes que tomar registro y para el caso de los ingresos variables, promediar los últimos 6 o 12 meses de ingresos recurrentes. Para un presupuesto más conservador, toma la cifra mensual más baja que hayas ganado en el último año, y así estimas cómo te organizas a futuro en el peor de los casos. Esta es una forma de generar un presupuesto con el mejor y el peor escenario.

4. Anota cuánto debes

Determinar cuánto pagas todos los meses de forma recurrente es el próximo paso para hacer el presupuesto. Anota todo. Si no has podido romper el uso de tu tarjeta de crédito, esta será una buena forma de comenzar a salir de las deudas de consumo con altos intereses.

Para calcular cuales son tus pagos frecuentes, calcula el monto total adeudado en cada cuenta y el pago mensual mínimo. Esto incluye los préstamos de consumo, hipotecas, deudas de tarjeta de crédito, préstamos y otras deudas varias. Con estos números en mano se puede determinar el patrimonio neto.

5. Determina tu valor neto

Una vez que sabes bien cuanto dinero tienes y cuánto adeudas, puedes pasar a determinar cuánto es tu patrimonio neto. Sólo resta lo que debes de lo que tienes disponible, y ahí tienes tu número. Este número es el valor de tus recursos financieros. Si descubres que tienes un patrimonio neto mensual y anual negativo, no te preocupes, es lo más común, sobre todo si has tenido inestabilidad laboral, o estás muy endeudado.

6. Determina los gastos mensuales frecuentes

Tener claro cuánto gastas de forma lo más exacta posible, es una de las partes más complicadas para muchas personas. La forma más fácil de determinar estos gastos es hacer un listado de gastos de todos tus gastos mensuales, juntando los recibos, facturas y todo lo que pagas en el mes, luego los categorizas de forma general o específica. Algunas categorías usuales son separar estos recibos en generales (hogar/auto), o categorías especificas (lavado auto/pago de luz). Lo importante es saber cuanto se paga de qué cosa.

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7. Ingresar la información a una base de datos

Como las nuevas tecnologías ayudan, hay que hacer uso de estas herramientas para planificarse, y una de las más sencillas que existen es el Excel, aunque existen herramientas de presupuestación en línea como Mint, You Need a Budget o otras, que permiten presupuestar más a largo plazo incluso. Lo que me gusta del Excel, es que es más flexible y fácil de ajustar de forma personalizada.

8. Mira los resultados

Una vez que ingresas todos los itemizados y números, descubres lo que nos convoca, la línea inferior. Este número te dice si estás gastando más o menos de lo que ingresa a tu cuenta cada mes, y así puedes determinar los ajustes a realizar para poder vivir dentro de tus posibilidades.

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9. Haz ajustes

Si te das cuenta que al final estás gastando más de lo que ganas al mes, entonces llegó la hora de hacer ajustes, que implica hacer recortes de gastos. Hay que ver qué gastos recurrentes puedes dejar de hacer y ir estableciendo límites financieros para todos los que tengas. hay que tener claro, cuales son los gastos prescindibles, los imprescindibles, y los que se pueden aplazar por varios meses en caso de necesidad.

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10. Ajuste de categorías

Como todo sube con la inflación, las categorías tenderán a subir, así que es el momento de ir ajustando cada categoría de gasto y anticiparse a cualquier escenario que se pueda sobrevenir, como por ejemplo, la pérdida de trabajo. Tener previsto donde se puede bajar gastos de forma agresiva permite ajustarse rápidamente en caso de necesidad, sin entrar en la sensación de desesperación que viene cuando hay que tomar medidas y no se está preparado.

11. Págate

Siempre hay que tener un par de líneas para dispersiones personales dentro del presupuesto, por muy apretado que este sea. Esta línea puede ser una cuenta de ahorros para comprar un auto, o pagar un postgrado por ejemplo. Trasferir ese dinero a los ahorros y tratarlo como un gastos recurrente ayuda a generar ese ahorro sin sentir que se debe hacer esos despósitos a partir de lo que sobra cada fin de mes. Para que el pago no sea en un plazo tan extenso, lo que se puede hacer es fijar unas líneas de gastos intermedias, con micropagos que también generen un bienestar personal, como puede ser unas micro vacaciones de un fin de semana largo, salidas al cine, comidas afuera con los amigos, fiestas varias, y tenerlas agendadas con una regularidad fija de al menos una vez al mes.

12. Monitorear y ser disciplinado

Mantener el presupuesto te tomará más o menos una hora por semana, ahorrándote mucho mas tiempo en el largo plazo. Una vez con el presupuesto listo, mantenerlo es más fácil y mantener su control aún más. La disciplina de tomar decisiones de corto y largo plazo en materia de gastos va ayudando a la planificación financiera de largo plazo. Aquí va otra imagen de un presupuesto que puedes hacer en Excel.

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Plantillas de presupuestos para descargar

Para armar un presupuesto, es útil utilizar recursos que ya existen en la web, con plantillas ya prearmadas, donde sólo tienes que ingresar tus números cada mes. Armar una plantilla en Excel no es complejo, pero si las quieres listas, aquí van algunos sitios desde donde encontrarás todo listo, para llegar y armar.

1. Plantillas-gratis.net

Este sitio tiene algunos formatos pre hechos que sirven para calcular en detalle todos los costos asociados a un crédito hipotecario, considerando en detalle los intereses, las comisiones, las amortizaciones y el capital pendiente, entre otras cosas que se necesita controlar siempre en el ámbito de las finanzas personales y de empresa.

2. Templates.office.com

Office tiene varios tipos de plantillas para generar presupuestos personalizados a medida, con colores y diseños diferentes. para bajarlos, sólo se debe ingresar al sitio web y descargar la plantilla que mejor se ajuste a tus necesidades. Este sitio es de los preferidos por muchos porque ofrece diseños profesionales, y los formatos son personalizables, cualidad que se valora.

3. Sistema-contable.com

En este sitio, se encuentran 13 plantillas, hechas a medida para diferentes tipos de actividades, encontrándose una especial para las compras de navidad, para planear las compras, para planear una boda, o simplemente remodelar la cocina, itemizando todo lo necesario para que no se escape ningún detalle.

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4. Plantillasmil.com

En este sitio, se encuentran plantillas para descargar, gratis y de pago, que tienen el formato listo para diferentes tipos de negocio. Con las plantillas que se encuentran disponibles, se puede planificar compras a futuro, ordenar gastos, presupuestar para clientes, controlar los gastos mensuales y anuales, cuidar que las compras no se vayan desviando de lo planificado y presupuestado, crear listas de precios, gráficos y lo mejor, son modificables en su mayoría, lo que permite hacerlas personalizables y gestionarlas de una forma personal.

Los mejores programas para hacer presupuestos

Para armar presupuestos, existen también programas que facilitan la tarea de armar los itemizados, sumarlos y generar información útil para tomar decisiones. Algunos de ellos van aquí a continuación.

1. Selfconta

Este software, ha sido creado para que lo utilicen emprendedores y pequeñas empresas, es gratis y permite, además de presupuestar fácil, ahorrando horas de trabajo en la generación de una estructura presupuestaria, generar facturaciones, apoyar con la contabilidad y las finanzas en general.

Además, se puede ir obteniendo información periódica para controlar las finanzas, las facturas y presupuestos con una plataforma de fácil uso.

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2. Budgets

Para generar presupuestos, existe esta plataforma que permite vigilar fácil todos los aspectos importantes de la empresa, ayudando a hacer estudios de mercado, sacando estadísticas y apoyando en la emisión de facturas automáticas para los clientes. Estos programas también pueden ser utilizados por personas que necesitan organizar sus finanzas, ayudándolas a tener una visión macro de la evolución de sus gastos.

3. Quipu

Aparte de las funciones que apoyan en la fácil generación de presupuestos, este programa ayuda además a hacer conciliaciones bancarias, a gestionar mejor los gastos, a evaluar el flujo de caja, verificar información y todo se va respaldando en la nube, por lo que se puede visualizar la información en cualquier lugar, desde cualquier equipo.

4. Facturascripts.com

Este programa, permite llevar la contabilidad y facturación de una empresa gratuitamente, aparte que apoya en la elaboración de los presupuestos, haciéndolo de los programas más recomendables. Su uso es gratuito y se puede sincronizar con tiendas online como PrestaShop o WooCommerce. El uso del software es apto para ser usado desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar, además tiene una interfaz intuitiva y sencilla.

5. Softonic

En esta plataforma de programas, ingresan en el loop buscador la palabra presupuesto, y encontrarán cientos de opciones con valoraciones de los usuarios, listas para descargar, algunas gratis, otras de pago, personalizables y con diseños profesionales listas para usar.

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Un atributo deseable de esta plataforma que es muy valorado por los usuarios, es que los programas ofrecidos no contienen virus, y su descarga es muy segura en cualquier dispositivo. ¿Cosas en las que fijarse a la hora de bajar alguno de estos programas?, que tenga la opción de configurar la moneda, de reconfigurar los itemizados, y que ofrezca la opción de ir gestionando los gastos, con gráficos que muestren dónde se está gastando más. Si aparte de poder manejarlo en la nube se puede importar o exportar datos, mejor aún, ya que hay personas a las que no les acomoda tener que trabajar sus presupuestos en línea.

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